AI asistent v marketingové agentuře: jak u nás pracuje Dušan

U nás v agentuře The Brads máme kolegu, který podá pomocnou ruku, naservíruje podklady k projektům pamatuje si každou schůzku - tu interní i tu s klientem. Říkáme mu Dušan a je to AI second brain, který pracuje s našimi podklady a pohání ho Ai engine od Anthropicu. Oslovujeme ho jménem, protože s ním mluvíme stejně jako s kýmkoli z týmu: Hej Dušan, co se řešilo na poslední schůzce u Strážnických brambůrků."

Pro marketingovou agenturu řeší starý problém. Know-how je rozdrobené v hlavách kolegů, mailech, poznámkách a různých dokumentech, a když někdo odjede na dovolenou, kus firemního puzzle odjede na chvíli s ním. Dušan naši firemní paměť drží na jednom místě a poskytne ji každému, kdo si o ni řekne.

Jak Dušan funguje

S Dušanem komunikujeme přes Claude Code a pracuje nad našimi soubory, pravidly a daty z nástrojů. Když Dušan píše brief nebo kostru nabídky, opírá se o to, co o klientovi a o tom, jak u nás fungujeme máme zapsané. Takže si nevymýšlí nic co by nemělo skutečný základ sám.

Celá jeho paměť leží v basic textových souborech uložených v Gitu. Kdokoli z nás do ní může mrknout a ověřit originál a původ, odkud se informace vzala. Zápisy můžeme ručně editovat a aktualizovat a kontrolovat. Každá změna má svou historii. Řídíme se jednoduchým pravidlem: co není zapsané v souboru, to zmizí. Chat je náš pracovní stůl a soubory jsou Dušanova paměť.

Sdílení informací v týmu marketingových specialistů

Každý z nás má svého vlastního personalizovaného Dušana a část stojí na společném základu. Ve firemní vrstvě je tonalita naší The Brads komuinikace, stylebook psaní, mapa toho, kde co najdeme, profily kolegů s tím, jak komu zadávat úkoly (někdo to rád rychle a bez okecávání, jiný potřebuje hodně doplňkového kontextu), a postupy na opakovanou práci od nabídek po zápisy ze schůzek.

Když někdo přijde na lepší postup, navrhne změnu a kurátorka Katarínka ji schválí. Druhý den ráno ji mají všichni Dušani v týmu. Firemní know-how se tak šíří samo a lidé, kteří na projektech pracují každý trochu jinak, se drží stejných pravidel. Je to tak trochu firemní wiki na steroidech. Firemní wiki jsme zkoušeli vybudovat v různých formách roky a než přišel Dušan, selhávali jsme.

Nad tím má každý osobní vrstvu. Dušan si do ní ukládá, jak chce kdo mít formátovaný výstup a na co si u něj dát pozor. Osobní nastavení firemní základ doladí, jeho tvrdá pravidla ale přebít nemůže. Citlivé věci vedení mají vlastní oddělené místo, kam firemní vrstva nevidí. Tam vedeme finanční data, kujeme korporátní pikle a podobně.

Sběr dat pro marketingové kampaně z několika zdrojů naráz

Firemní znalostní báze funguje jako bible, desatero, příručka a mapa. Živá data o klientech a projektech zůstávají v nástrojích, kde s nimi tým pracuje: obchod v Raynetu, stavy projektů a úkoly v Basecampu, kapacity v plánovači, komunikace v Gmailu a kalendáři, poznámky v Notionu, workshopy v Miru. Dušan si příručku přečetl a má klíče od všech kartoték. Tady komunikujeme skrze API klíče.

Podklad pro projekt proto Dušan poskládá najednou. Zjistí, co víme z CRM, co klient napsal v posledním mailu, co padlo na schůzce a v jaké fázi je projekt. Dřív jsme to dohledávali ručně po kouscích a podklad pak výstup dost záležel na tom, kdo ho zrovna dával dohromady.

Dušanovi stačí říct, co chci udělat a sám navrhne co kam zapsat. Najednou aktualizuje Raynet, událost v kalendáři, okomentuje Basecamp a šetří hromadu zbytečně páleného času.

Přepisy schůzek jako zdroj marketingového výzkumu

Rozhovor s klientem nebo s jeho zákazníky jsou pro marketingový výzkum primární zdroj dat. Schůzky proto nahráváme, přepisujeme je lokálně v počítači a Dušan z přepisu udělá dva výstupy: kompletní záznam slovo od slova a strukturovaný zápis s rozhodnutími a úkoly pro tým i klienta.

Přepisy ukládáme jako datové maso, zaznamenáme hromadu informací, které by se jinak roztrousily po papírcích a nespojených dokumentech. Můžeme se cíleně ptát na konkrétní otázky, tvořit si specifický obrázek a vytvořit zadání pro další výzkum konkurence, zákazníků, sbírat data o našem klientovi ohledně jeho portfolia a podobně.

Kontext klienta jako společná znalost týmu

Každý klient má u nás živý přehled: kdo u něj rozhoduje, kde projekt stojí, co bylo dohodnuto a jak se spolupráce vyvíjela (kde se můžeme pochválit a jaké průsery se nám podařilo zažehnat). Plní se průběžně z přepisů, mailů, CRM a projektů. Než Dušan napíše copy, brief nebo mail klientovi, podívá se, co k tématu už máme.

Marketingová kampaň nebo rozvoj strategiea pak staví z celé historie spolupráce. Kolega, který projekt přebírá v polovině, dostane stejný obraz klienta jako ten, kdo s ním mluví od první schůzky.

Zavádíme ho po malých krocích

Držíme se zásady Better done than perfect. Každá novinka musí aspoň týden sednout v běžném provozu, než přidáme další. Dušan proto roste pomaleji, zato všechno, co umí, opravdu denně používáme.

Za nás dělá hlavně dohledávání, třídění a přepisování. Čas, který tím ušetří, dáváme do přemýšlení nad značkami a kampaněmi klientů.

TL;DR extract

Dušan je AI asistent marketingové agentury The Brads postavený na Claude od Anthropicu. Paměť agentury drží v textových souborech v Gitu, bere data z CRM, mailu, projektů a přepisů schůzek a skládá z nich podklady pro marketingový výzkum, kampaně a strategii. Firemní know-how sdílí celý tým, osobní nastavení má každý zvlášť, citlivá data vedení jsou oddělená.